档案室 · 归档与编号
版本历程：旧版说明从哪来，按什么次序归档
云鼎主站的版本档案室把业务信息说明、旧版版本说明、适配对照记录与站内检索资料收进同一套索引。下面按登记顺序讲清四件事：条目从哪来、编号怎么排、一条里写了什么、适配状态由谁标注。
- 条目连续编号
- 在架与归档同源
- 适配等级可追溯
两种文档合到一处
站点从 2019 年建站起，业务信息说明和适配备注原本各有一套文档：前者按栏目归置，后者按设备型号归置。同一件事往往要翻两处才能对上，条目一多就费事。档案室的做法是把两者收进同一套登记体系，用同一种条目格式记录，编号连续，状态一眼可见。
登记不是一次性动作。新条目随批次入库，旧条目按固定规则转入归档区，两边共用编号规则，因此从任意一条都能反查到它所属的分栏和对应的适配记录。下面这组数字是档案室当前的完整家底：
在架条目仍作为当前口径使用；已归档条目保留原文，不再随新批次改写。两者不是有效与失效的关系，而是当前与留档的区别。引用时把编号与状态一起写出，对方就能判断看到的是哪一层。
编号怎么读，条目什么时候转归档
编号由三段组成，从左到右逐段收窄，读法固定，不以日期为线索。这样排的好处是：只看编号就能判断这条说明属于哪个分栏，以及它是在这条线上第几个登记进去的。
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YD
站别前缀
表示该条目登记在本站版本档案室，与其他来源的文档区分开。
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3
分栏位
一位数字，落在九个业务分栏中的某一个，与条目正文里标注的适用分栏一致。
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0142
归档序号
四位数字，按登记先后递增，只说明在这条线上排到第几位，不表示具体时间。
条目从在架转为已归档，通常触发于下面三种情形之一：
说明正文被新条目整体取代，原文继续保留，但不再作为当前口径。
适配关系发生变化，原条目对应的设备组需要重新登记。
所属分栏调整归位，条目随栏目一起迁入归档区。
归档不等于不能查。已归档条目照常打开，只是引用时应连同编号、状态和批次一起写清，便于对方确认自己读到的是哪一层记录。
条目里写了什么，条目指向哪
一条旧版版本说明固定包含若干字段，字段齐全才允许入库。缺项的草稿不会占用编号，也不会出现在检索结果里。
- 条目编号
- 完整编号，含站别前缀、分栏位与归档序号，全站唯一。
- 适用分栏
- 条目归属的业务分栏，与编号第二位保持一致。
- 说明正文
- 该版本对业务口径的原文描述，改写需另立新条目，不覆盖旧文。
- 适配指向
- 指向本条说明关联的适配对照记录，一条可指向多组设备型号。
- 标注等级
- 五个等级之一，说明该条目涉及设备更换时的处理方式。
- 归档状态
- 在架或已归档，两种状态共用同一编号，状态变动不改号。
适配指向是条目与对照记录之间的接口。一条说明可以指向多组设备型号；反过来，一条对照记录也会回填它所依据的条目编号。两边指向如果不一致，以版本档案组的登记为准，再由适配对照组复核确认。
这样安排的结果是：无论从说明出发还是从设备型号出发，都能落到同一条记录上，不必来回翻页比对。
适配标注：五种登记方式
适配对照记录用五个等级描述设备更换后的处理方式。等级只有这五种，不设中间态，也不由提交方自定，统一由适配对照组判定后写入。
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原样迁移
设备更换后界面与布局沿用原实现，不需要调整，直接对照即可完成迁移。
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参数微调
整体结构不变，只调尺寸、字号或间距一类参数，改动范围可逐个列清。
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需重排
内容不变但版式要按新设备的尺寸重新排布，需与内容分栏一并核对。
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待验证
处理方式已有初步结论，复核尚未完成，引用时须在记录中注明这一状态。
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已停用
该设备组不再纳入维护范围，记录保留下来只作历史对照之用。
维护这份档案的三条线
维护工作分在三个小组，边界按字段划分，不按页面划分。这样做是为了让同一条记录在谁手里改动、改了哪一项，都能说得清楚。
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版本档案组
负责编号发放、条目登记与状态转换。说明正文的任何改写都由这一组另立新条目，不直接覆盖原文。
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适配对照组
负责设备型号的适配判定与等级写入，并把结果回填到对应条目的适配指向字段。
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检索资料组
负责资料批次同步与分栏归位，保证条目在索引里落在该落的位置，检索时能被捞出来。
三个小组共 28 名成员，按季度批次轮值复核。跨组事项走同一条转交路径：涉及编号新增或修改的，由版本档案组统一动手；只动适配等级的，由适配对照组登记后同步状态给档案组。
分组不意味着各管一段。一条记录从入库到归档，中间通常会经过三个组里的至少两个，交接点就落在编号与状态这两个字段上。